Căn cứ pháp lý

• Bộ luật lao động
• Luật Bảo hiểm xã hội 2014
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động
• Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
• Quyết định 1872/QĐ-LĐTBXH năm 2017 về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

I. Nội quy lao động

1. Nội dung nội quy lao động

• Căn cứ theo quy định Điều 118 Bộ luật lao động, nội quy lao động cần bao gồm những nội dung chính sau:
  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
  • Trật tự tại nơi làm việc;
  • An toàn, vệ sinh lao động;
  • Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
  • Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
  • Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
  • Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
  • Trách nhiệm vật chất;
  • Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
• Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong trường hợp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
• Hiệu lực của nội quy lao động
  • Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
  • Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.
• Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có); thông báo đến toàn bộ người lao động, niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc và đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh.

2. Trách nhiệm đăng ký Nội quy lao động

Doanh nghiệp bắt buộc ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan và phải bao gồm những nội dung chủ yếu theo quy định.

Trình tự, thủ tục đăng ký Nội quy lao động

Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan nhà nước.
Bước 2: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pjháp luật thì cơ quan nhà nước thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

Hồ sơ đăng ký Nội quy lao động

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Cơ quan giải quyết thủ tục

Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

3. Xử phạt vi phạm hành chính khi không đăng ký nội quy lao động

Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động quy định:
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo công khai hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
b) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh;
c) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;

II. Thang lương, bảng lương

1. Xây dựng thang lương, bảng lương

• Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
• Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
• Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
• Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

2. Đăng ký thang lương, bảng lương của doanh nghiệp

Doanh nghiệp bắt buộc xây dựng thang lương, bảng lương nhưng không còn bắt buộc phải đăng ký với cơ quan nhà nước. 
Trước đây theo quy định tại Khoản 2 Điều 93 Bộ luật Lao động 2012 và Điều 1 Nghị định 121/2018/NĐ-CP thì người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký thang, bảng lương với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động đồng thời với việc công khai tại nơi làm việc. Tuy nhiên, quy định này đã được bãi bỏ, Bộ luật Lao động 2019 không còn yêu cầu người sử dụng lao động phải đăng ký thang, bảng lương với cơ quan nhà nước. Khi xây dựng thang, bảng lương thì người sử dụng lao động chỉ phải:

• Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
• Công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Điều 16 về Xử lý vi phạm quy định về tiền lương tại Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định:
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không công bố công khai tại nơi làm việc thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng;
b) Không lập sổ lương và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;
c) Khi thay đổi hình thức trả lương, người sử dụng lao động không thông báo cho người lao động biết trước ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện;
d) Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động;
đ) Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng quy định khi đã có ý kiến sửa đổi, bổ sung của cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện;
e) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng.
 

III. Bảo hiểm xã hội

1. Các loại bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm xã hội bao gồm 2 loại là:

• Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người lao động và người sử dụng lao động phải tham gia.
• Bảo hiểm xã hội tự nguyện là loại hình bảo hiểm xã hội do Nhà nước tổ chức mà người tham gia được lựa chọn mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình và Nhà nước có chính sách hỗ trợ tiền đóng bảo hiểm xã hội để người tham gia hưởng chế độ hưu trí và tử tuất.

2. Các chế độ bảo hiểm xã hội

Theo Điều 4 Luật bảo hiểm xã hội 2014, chế độ bảo hiểm bao gồm:

• Bảo hiểm xã hội bắt buộc có các chế độ sau đây: Ốm đau; Thai sản; Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; Hưu trí; Tử Tuất. NLĐ tham gia BHXH bắt buộc được giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện tương ứng theo quy định của pháp luật.
• Bảo hiểm xã hội tự nguyện có các chế độ sau đây: Hưu trí; Tử tuất    

3. Trách nhiệm đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động

Trình tự thủ tục đăng ký tham gia và cấp sổ bảo hiểm xã hội lần đầu

Bước 1: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cho cơ quan bảo hiểm xã hội;
Bước 2: Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn  20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc lần đầu.

Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu bao gồm

a) Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội;
b) Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội;
c) Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.
Trình tự thủ tục cấp lại, điều chỉnh thông tin sổ bảo hiểm xã hội:

Hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp hỏng hoặc mất bao gồm

a) Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội của người lao động;
b) Sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị hỏng.

Hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm

a) Tờ khai điều chỉnh thông tin cá nhân;
b) Sổ bảo hiểm xã hội;
c) Bản sao giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật.

Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn sau đây

- 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp quá trình xác minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội phức tạp thì không quá 45 ngày. 
- 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động. 

3. Quy định về đóng BHXH

Mức đóng BHXH 2021

Theo Nghị quyết 68/NQ-CP ngày 01/7/2021 thì người sử dụng lao động được áp dụng mức đóng bằng 0% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH vào Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong 12 tháng (thời gian từ ngày 1/7/2021 đến hết ngày 30/6/2022) cho người lao động thuộc đối tượng áp dụng chế độ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

Đóng hằng tháng

• Hằng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, Doanh nghiệp trích tiền đóng BHXH bắt buộc trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc theo mức quy định, chuyển cùng một lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước.
• Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, theo khoán thì đăng ký phương thức đóng 03 hoặc 06 tháng một lần với cơ quan BHXH. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của phương thức đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH.

Đóng theo địa bàn

• Doanh nghiệp có trụ sở chính ở địa bàn tỉnh nào thì đăng ký tham gia đóng BHXH tại địa bàn tỉnh đó theo phân cấp của BHXH tỉnh.
• Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn nào thì đóng BHXH tại địa bàn đó hoặc đóng tại Công ty mẹ.

 
Dịch vụ tư vấn lao động của Viettonkin Law

• Tư vấn các quy định liên quan đến thang lương, bảng lương, nội quy lao động, chế độ bảo hiểm của Công ty
• Hỗ trợ soạn thảo văn bản của công ty liên quan đến lao động phù hợp quy định pháp luật bao gồm nội quy lao động, thang lương, bảng lương
• Tiến hành đăng ký nội quy lao động, đăng ký BHXH với cơ quan có thẩm quyền
• Hỗ trợ việc đóng BHXH cho người lao động Công ty theo quy định.
• Làm việc với cơ quan chức năng về các vấn đề liên quan đến nội quy, thang lương, bảng lương, bảo hiểm xã hội
• Hỗ trợ rà soát nội quy lao động, thang lương, bảng lương đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật
• Tư vấn, hỗ trợ giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh
• Tư vấn các vấn đề phát sinh liên quan đến quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động