Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp Số 59/2020/QH14
• Bộ luật lao động Số 45/2019/Qh19

I. Hệ thống các văn bản quản trị của doanh nghiệp

Hệ thống các văn bản quản trị của Doanh nghiệp được chia thành các nhóm sau:

Các văn bản mang tính cơ chế quản lý nội bộ bao gồm:

• Điều lệ doanh nghiệp;
• Quy chế tổ chức hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, ban điều hành, ban kiểm soát;
• Nội quy Công ty và các văn bản điều chỉnh quan hệ lao đông như quy chế lương thưởng, chế độ phúc lợi…
• Quy chế tài chính doanh nghiệp;
• Quy chế bảo mật thông tin kinh doanh;
• Quy chế hoạt động của các doanh nghiệp thành viên trong tập đoàn hoặc quy chế hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Các văn bản mang tính hướng dẫn/quy định về quy trình thực hiện các nghiệp vụ của các bộ phận, phòng, ban trong doanh nghiệp.
• Các văn bản quản lý nội bộ khác do Doanh nghiệp tự ban hành 

Các văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vụ việc phát sinh:

• Các quyết định mang tính hành chính (xử lý kỷ luật, sa thải, khen thưởng)….
• Các công văn, thông báo do Công ty ban hành
• Các văn bản khác để giải quyết các vụ việc tùy vào từng trường hợp cụ thể

II. Các vấn đề cần lưu ý khi soạn thảo hệ thống văn bản quản trị doanh nghiệp

Vì các văn bản quản trị cần soạn thảo của các công ty là khác nhau cũng như dựa vào tình huống thực tế, 
Một số văn bản quan trọng mà Doanh nghiệp cần phải soạn thảo và những điều cần lưu ý như sau:

Điều lệ Công ty     

Điều lệ doanh nghiệp được xem là một văn bản nội bộ quan trọng nhất trong doanh nghiệp, các văn bản nội bộ trong công ty phải phù hợp và tuân thủ theo điều lệ về mặt nội dung. Điều 24 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về các nội dung cơ bản Điều lệ công ty cần có:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; 
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;
• Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
• Cơ cấu tổ chức quản lý;
• Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
• Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;
• Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
• Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
• Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

Điều lệ được soạn thảo càng chi tiết càng đảm bảo cho doanh nghiệp và ban quản trị điều hành công ty được hoạt động tốt hơn. Một trong các mục tiêu của điều lệ là làm căn cứ tìm giải pháp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, Ban điều hành, Ban kiểm soát 

Các văn bản liên quan đến cơ cấu, tổ chức hoạt động của các bộ phận và phòng ban cần xem xét đưa vào những nội dung cơ bản sau:

• Điều kiện và cách thức bầu/Bổ nhiệm các chức danh quản trị điều hành;
• Thời hạn nhiệm kỳ, nguyên tắc bãi nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng;
• Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nguyên tắc làm việc;
• Mối quan hệ với các thành viên khác hoặc bộ phận khác trong công ty;
• Cách thức triệu tập cuộc họp và phương thức họp;
• Cơ cấu tổ chức bộ máy giúp việc…

Văn bản hướng dẫn quy trình làm việc của các phòng, ban chuyên môn

Là các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, thông thường để có thể soạn thảo được các văn bản về quy trình, nghiệp vụ cần có kiến thức chuyên môn sâu về lĩnh vực này. Các quy trình nghiệp vụ có thể do các phòng, ban của Công ty tiến hành soạn thảo dựa trên các yêu cầu về mặt nội dung, cơ cấu, hình thức thống nhất do Công ty ban hành. Các văn bản cần được xem xét tính hợp pháp, xem có nội dung nào trái quy định của pháp luật hay không để xem xét, điều chỉnh cho phù hợp trước khi trình lên ban quản trị Công ty xem xét, phê duyệt.

Văn bản mang tính sự vụ, giải quyết các vấn đề phát sinh

Yêu cầu của việc soạn thảo các văn bản mang tính sự vụ là nhanh, kịp thời nhưng đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Cần tìm hiểu nắm vững nguyên nhân, quá trình thực hiện hoặc quá trình của vụ việc để đưa ra tư vấn cho ban điều hành ra các quyết định làm sao bảo đảm tính pháp lý, hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp một cách tối đa.…

Dịch vụ soạn thảo văn bản quản trị của Viettonkin Law

• Xem xét, rà soát tình hình xây dựng hệ thống văn bản quản trị của Công ty
• Xây dựng danh mục hệ thống các văn bản quản trị, tiến hành soạn thảo các văn bản quản trị của Công ty phù hợp với nhu cầu quản lý, hoạt động của Công ty
• Rà soát các văn bản thuộc hệ thốn văn bản quản trị của Công ty hiện hành, đảm bảo các văn bản quản trị của Công ty phù hợp với quy định pháp luật
• Cung cấp các dịch vụ về tư vấn kế toán- thuế, chuyển lợi nhuận ra nước ngoài, thiết lập các khoản vay nước ngoài, lao động – bảo hiểm, các vấn đề liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ…;