Chế độ báo cáo, tuân thủ của Văn phòng đại diện, chi nhánh thương nhân nước ngoài

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
• Thông tư 11/2016/TT-BCT quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành
• Nghị định số 185/2013/NĐ-CP ngày 15/11/2013 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng

I. Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện

Thời hạn nộp báo cáo

Trước ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo, mỗi văn phòng phải nộp báo cáo theo mẫu quy định về tình hình hoạt động của năm trước đó tới trụ sở của cơ quan cấp phép

Hình thức nộp hồ sơ

Trực tiếp hoặc qua đường bưu điện
Văn phòng đại diện cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng (ví dụ: tài liệu về nộp thuế TNCN, nghĩa vụ về BHXH, xác nhận hoàn tất tiền thuê địa điểm….) Mẫu báo cáo này phải được lưu trữ tại trụ sở để phục vụ cho hoạt động khi tiến hành gia hạn, điều chỉnh giấy phép trong quá trình hoạt động.

Nội dung chính của báo cáo

Báo cáo về tình hình sử dụng lao động:    

• Lao động trong nước
• Lao động nước ngoài    
• Các tuân thủ về bảo hiểm bắt buộc
• Các tuân thủ về thuế TNCN
• Tình hình tăng giảm lao động

Báo cáo về hoạt động của văn phòng

• Các hoạt động thương mại được phép
• Quản lý và thúc đẩy các hợp đồng
• Nghiên cứu thị trường
• Phát triển sản phẩm    
• Xúc tiến các cơ hội kinh doanh - mua bán hàng hóa
• Các hoạt động khác

Rủi ro khi không thực hiện nghĩa vụ báo cáo của Văn phòng đại diện

• Việc nộp báo cáo trễ hạn có thể bị phạt, mức phạt có thể lên đến 40 triệu đồng và ảnh hưởng đến việc xem xét gia hạn giấy phép văn phòng và các thủ tục khác về sau, đồng thời cũng phải nộp bổ sung báo cáo theo quy định.
• Trường hợp nhận thấy có dấu hiệu vi phạm, cơ quan nhà nước có thể tiến hành việc kiểm tra liên ngành gồm sự phối hợp của cơ quan thuế - lao động - Sở công thương để làm việc trực tiếp tại trụ sở văn phòng.
• Cách trình bày, nội dung của báo cáo hoạt động còn liên quan đến căn cứ để đối chiếu với việc khai báo lao động, khai-nộp quyết toán thuế thu nhập cá nhân của từng cá nhân, từng nhân viên và trưởng văn phòng, nội dung và cách trình bày báo cáo còn ảnh hưởng đến việc xem xét gia hạn thời gian Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện.

Đơn vị tiếp nhận

Cơ quan cấp phép thành lập (Sở Công thương đối với Văn phòng Đại diện) 

II. Báo cáo hoạt động chi nhánh thương nhân nước ngoài

Quy định về thời gian nộp báo cáo hoạt động chi nhánh

Trước ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo, chi nhánh của thương nhân nước ngoài phải nộp báo cáo theo mẫu quy định về tình hình hoạt động của năm trước đó tới trụ sở của cơ quan cấp phép

Hình thức nộp hồ sơ

Trực tiếp hoặc qua đường bưu điện
Chi nhánh của thương nhân nước ngoài cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng (ví dụ: tài liệu về nộp thuế TNCN, nghĩa vụ về BHXH, xác nhận hoàn tất tiền thuê địa điểm….) 

Nội dung chính của báo cáo hoạt động chi nhánh thương nhân nước ngoài

Báo cáo về nhân sự chi nhánh   

• Lao động làm việc tại chi nhánh
• Thay đổi lao động trong năm

Báo cáo về hoạt động của văn phòng

• Nội dung hoạt động của chi nhánh
• Tình hình hoạt động
• Kết quả hoạt động kinh doanh

Đánh giá chung về tình hình hoạt động của chi nhánh

• Đánh giá chung
• Thuận lợi
• Khó khăn/vướng mắc    

Rủi ro khi không thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoạt động chi nhánh thương nhân nước ngoài

Khoản 2 Điều 69 Nghị định 98/2020/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 20 triệu – 30 triệu đồng đối với chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không thực hiện báo cáo định kỳ hoặc báo cáo không trung thực về hoạt động của chi nhánh với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã cấp giấy phép theo quy định

Đơn vị tiếp nhận

Cơ quan cấp phép thành lập (Bộ công thương với chi nhánh thương nhân nước ngoài) 

III. Báo cáo tình hình thực hiện Giấy phép con

Thông thường, đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, cần tiến hành xin cấp các Giấy phép con theo quy định. Tùy theo từng ngành nghề và loại giấy phép được cấp mà có quy định về chế độ báo cáo khác nhau.

Báo cáo đối với Giấy phép kinh doanh, Giấy phép lập cơ sở bán lẻ

Một trong các giấy phép phổ biên được cấp cho nhà đầu tư nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, phân phối hàng hóa là Giấy phép kinh doanh, Giấy phép lập cơ sở bán lẻ theo quy định tại Nghị định 09/2018/NĐ-CP. Theo đó: Định kỳ hàng năm, trước ngày 31 tháng 01, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa theo mẫu.

Cơ quan tiếp nhận

Cơ quan cấp Giấy phép kinh doanh, Giấy phép thành lập cơ sở bán lẻ (Sở công thương cấp tỉnh, thành phố)

Hậu quả trong trường hợp không thực hiện báo cáo

Căn cứ Điều 43 Nghị định 09/2018/NĐ-CP, trong trường hợp không thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định trong 24 tháng liên tiếp và không gửi báo cáo, tài liệu, giải trình theo quy định sau thời hạn 03 tháng kể từ ngày hết hạn theo yêu cầu sẽ bị thu hồi Giấy phép theo quy định.

Các báo cáo khác

Tùy thuộc vào các lĩnh vực kinh doanh khác nhau mà yêu cầu giấy phép khác nhau và chế độ báo cáo khác nhau. Cần xem xét văn bản, quy định pháp luật điều chỉnh lĩnh vực đó để xem quy định về chế độ báo cáo cũng như kết quả của việc không thực hiện để đảm bảo việc tuân thủ.

Dịch vụ nộp báo cáo hoạt động văn phòng đại diện, chi nhánh thương nhân nước ngoài, giấy phép con của Viettonkin Law    

• Xem xét, rà soát tình hình hoạt động văn phòng đại diện, chi nhánh thương nhân nước ngoài, hoạt động tuân thủ của Công ty
• Chuẩn bị các báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện, chi nhánh thương nhân nước ngoài, giấy phép con
• Nộp báo cáo đầu tư cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định
• Giái trình các vấn đề với cơ quan chức năng trong trường hợp được yêu cầu
• Cung cấp các dịch vụ về tư vấn kế toán- thuế, chuyển lợi nhuận ra nước ngoài, thiết lập các khoản vay nước ngoài, lao động – bảo hiểm, các vấn đề liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ…;